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ナオヨシグループで頑張る人たちの取り組みをご紹介

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電子帳簿保存法対応のクラウド型ソフトウェア

#AIS #埼玉県中央青果 #共創 #環境

2024年5月

わたし達は一人1台以上のパソコンを会社から支給され、業務上の文書はほぼ100%電子的に作成されています。日々の業務で取り扱う文書量は職種によっても異なりますが、膨大な数であることは容易に想像できるのではないでしょうか。そして紙文書だけでなくデジタルデータも含め、膨大な量×人数分が日々増えています。
自分が作った文書にどんなタイトルを付け、どこの場所に保存期間をいつまでと設定し、管理・運用していかなければなりません。考えただけでも繁雑な業務ですので、後回しにしたくなります。それに複数人が同じ文書を参照したり、同じ種類の文書を作成してたり、作成者の裁量に任せた文書保存をしていたがために、担当者以外が文書をみつけることができない、文書管理ルールを作ってもどんどんルールから外れしまったり、と文書に関する課題がたくさんあります。そこに目をつけ、DXで解決ができないかと開発されたのが、AISのデジタル・チャーターボックス、通称デジチャボです。

*デジチャボ(Digital Chapter Box)は、文書整理や運用管理を簡単かつ効率的に行うためのクラウド型サービスです
電子帳簿保存法に対応したソフトウェアの証であるJIIMA認証を取得


紙や電子書類などの保存の方法や場所がバラバラで、
管理に手間がかかる・・・


証憑書類の保管場所をデジチャボ1つに集約!

部門ごとでも、プロジェクトごとでも、
運用をルールに適用するだけ

簡単5ステップで保存ルールを
システム化 。

どんな書類も、どんな切り口でも
ルール化できます。

どんな書類?

ファイル名や
ファイル内の情報から
自動判別

どんな情報と?

ファイル名や
ファイル内の情報から
自動入力

いつまで保存?

事業年度や
取引日から自動セット

どこに保存?

保存先フォルダの
作成も自動化

どんな名前で?

フォルダ名も
ファイル名も、ファイル情報から自動でセット

文書の整理に特化した管理システム

文書整理とペーパーレス化を進めるプロセスを
埼玉県中央青果さんの導入事例をもとに解説!

  • 1棚卸
  • 取り扱う書類の把握(担当者、授受手段、保存場所)
  • 2目的決定
  • 何の為に電子化するのか?どんなメリットがあるかを決める
  • 3稼働準備
  • 電子化する文書の選定、情報整理、ルールの作成と規定化
  • 4運用
  • 周知と維持・管理

棚卸

棚卸

埼玉県中央青果さんでは月に3万枚もの書類が発生します。文書を整理し、取り扱う書類と付随する情報、文書名、いつまで保存するのか(保存年限)、文書の担当者、保存場所の情報を可視化。全体を把握できた事で、組織として書類の緊急度や重要度を俯瞰する事ができました。


目的決定

目的決定

埼玉県中央青果さんは、「目的」=「業務上の課題を解決する事」と定義したので、課題をだすことからはじめました。

  • 課題1
  • 取引先様からの取引への問い合わせに対しすぐに対応できない

■取引先ごとにやり取りする媒体や保存先がバラバラ → メール・紙文書・システム等 複数の媒体から情報を探す必要あり

文書の保管場所を1か所に集約すれば、検索機能を使えるのでは?

  • 課題2
  • 労働環境改善
  1. 業務進捗が把握できず、特定の人へ業務負荷がかかっていた
  2. 休業日、取引先からの取引情報がFAXで送られてくるため、会社に出社して受信したFAXを確認
  1. 社員間で共有して見える化することで、進捗状況がわかり、人員の再配置が迅速にできるのでは?
  2. 情報をクラウドに保存することで、どこにいてもアクセスが可能になるのでは?
  • 課題3
  • リスク回避
  1. 会社運営のために必要な文書は、基本紙で保管
  2. 取引先ごとに保存先がバラバラな為、電帳法で求められる要件を満たし、すぐに探し出せる必要あり
重要文書のバックアップ/電帳法対応、税務調査への備え
  1. クラウドサービスへ保存することで、災害時の文書滅失リスクが低減されるのでは?
  2. 1か所に集約することで、検索機能が持たせられるし、強度のセキュリティをかけることで情報の改ざん及び漏えいを防げるのでは?

稼働準備

稼働準備

誰が・いつ・どんな形で電子化するかを決め、運用ルールを作ります。

重要文書のバックアップ/電帳法対応、税務調査への備え
  1. 棚卸を軸に電子化する文書の選定
  2. 付与データの検討、保存年数、保存先の検討
  3. 電子化処理の流れ、方法、業務プロセス
  4. ③ で作成したルールを社内規定化

運用

運用

デジチャボを導入して、文書整理と管理の自動化を進めました。

維持しやすいルール・
仕組みづくりをし、
デジタルサービスを上手に利用

安心のJIIMA認証

JIIMAとは、日本文書情報マネジメント協会の略称です。文書情報を取得、処理、保存から処分までをどのように管理・運用していけばいいかを法律的な観点を踏まえ、文書情報管理の向上を目指す協会です。

記事の執筆者
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髙坂大樹さん

化学メーカーにて製品法務対応・生産管理・営業を経験し、その後システム開発会社にてシステムエンジニア・営業として開発・テスト設計・要件定義を経験。 2023年よりAIS株式会社にて、デジチャボの法対応・システム開発・営業活動に従事。

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